Nowy obowiązek w postaci korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur do wystawiania i odbierania faktur rodzi w dalszym ciągu wiele wątpliwości. Podatnicy zastanawiają się m.in. jaki wpływ na podatek dochodowy będzie miało otrzymanie faktury wystawionej (wbrew obowiązkowi) poza KSeF. Czy nabywca będzie miał prawo do zaliczenia takiego wydatku do kosztów uzyskania przychodów, czy może prawo to zostanie mu w jakiś sposób ograniczone? W najnowszej interpretacji dyrektor KIS wyjaśnia ten aspekt.
Zarys problemu
Sprawa dotyczyła spółki, która jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych oraz podatku od towarów i usług. Głównym przedmiotem działalności spółki jest wynajem i zarządzanie nieruchomościami własnymi lub dzierżawionymi. Wnioskodawczyni z uwagi na przedmiot działalności nabywa różnego rodzaju towary i usługi, które spełniają definicję kosztów uzyskania przychodów na gruncie ustawy o CIT.
W związku z wejściem w życie KSeF spółka wskazała, że nie może wykluczyć, że będzie otrzymywać faktury wystawione – mimo obowiązku – poza systemem, w wersji papierowej lub elektronicznej. Przyczyny mogą być różne, m.in. brak świadomości dostawcy, że jest objęty obowiązkiem wystawiania faktur już od 1 lutego (a nie od 1 kwietnia). Również kontrahenci mogą powoływać się na awarię czy też niedostępność KSeF. W każdym razie spółka zakładała, że w pierwszych miesiącach funkcjonowania Krajowego Systemu e-Faktur wielu dostawców nie zdąży z wdrożeniem odpowiednich narzędzi umożliwiających im wystawianie faktur ustrukturyzowanych, w związku z czym faktury będą wystawiane i przekazywane w innej formie niż obowiązująca od 1 lutego (ewentualnie 1 kwietnia).
W związku z tym wnioskodawczyni zapytała, czy będzie uprawniona do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków spełniających definicję tych kosztów, które zostaną udokumentowane fakturami zakupowymi wystawionymi bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur.
Jej zdaniem, będzie miała do tego prawo, o ile wydatki te spełnią przesłanki do zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów. Żaden przepis ani ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ani ustawy o rachunkowości nie wskazuje formy, w jakiej dowód księgowy (faktura) ma być wystawiony/otrzymany oraz przechowywany.
Co na to organ?
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał stanowisko spółki za prawidłowe.
Przede wszystkim wskazał, że aby wydatek stanowił dla podatnika koszt uzyskania przychodu, musi spełnić poniższe warunki:
- został poniesiony przez podatnika,
- jest definitywny, tj. jego wartość nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- został poniesiony w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie znajduje się w grupie wydatków wskazanych w ustawie o CIT, które zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.
Organ wskazał, że w ustawie o CIT nie przewidziano nowelizacji uwzględniających wejście w życie Krajowego Systemu e-Faktur. Przepisy ustawynie zawierają żadnej szczególnej regulacji ograniczającej możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturami wystawionymi poza systemem KSeF w przypadku, kiedy obowiązek wystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF występuje. W zakresie podatku dochodowego od osób prawnych faktura – niezależnie od formy – stanowi podstawowy dowód potwierdzający poniesienie kosztu, który może być uznany za koszt uzyskania przychodu, o ile został on poniesiony w celu osiągnięcia lub zabezpieczenia przychodów.
Celem faktury jest przede wszystkim udokumentowanie rzeczywistego przebiegu zdarzeń gospodarczych, zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział.
W związku z powyższym nie ma przeszkód, by spółka zaliczała do kosztów uzyskania przychodów wydatki udokumentowane fakturami wystawionymi – wbrew obowiązkowi – poza KSeF.
Podsumowanie
Powyższa interpretacja jest dobrą wiadomością dla podatników. Warto zauważyć, że analogicznie może mieć ona znaczenia dla podatników PIT, bowiem również do ustawy o PIT nie zostały wprowadzone regulacje w zakresie KSeF. Pierwsze miesiące funkcjonowania KSeF na pewno przyniosą wiele problemów, m.in. z wystawianiem czy przekazywaniem faktur, ale w aspekcie podatków dochodowych przedsiębiorcy mogą być spokojni – problemy te nie będą miały wpływu na ich rozliczenia w zakresie CIT, jak i PIT.
interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 9 stycznia 2026 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.712.2025.2.ZK
Najnowsze komentarze