Sprzedaż internetowa cieszy się coraz większą popularnością, jednak nie wszyscy sprzedający zdają sobie sprawę z obowiązków, jakie na nich ciążą w związku z tą sprzedażą. Jednym z obowiązków może być konieczność ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej – może, ale nie musi. W jakich sytuacjach przedsiębiorcy mogą uniknąć obowiązku wystawiania paragonów i co w ich zastępstwie powinni wystawiać? Zachęcamy do zapoznania z tematem.
Kasa fiskalna – kiedy obowiązkowa?
Ustawa o podatku od towarów i usług zawiera przepis, zgodnie z którym podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Z zasady ogólnej zatem wynika, że co do zasady przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, każdą taką sprzedaż powinni „nabijać” na kasę fiskalną i wydawać nabywcy paragon. Czy jednak zawsze jest to niezbędne?
Możliwe zwolnienie z kasy fiskalnej
Istotne znaczenie dla podatników ma rozporządzenie w sprawie zwolnień z obowiązku stosowania kas fiskalnych, z jego przepisów wynikają bowiem sytuacje, kiedy podatnicy nie muszą posiadać kasy fiskalnej pomimo sprzedaży na rzecz osób fizycznych. Załącznik do rozporządzenia przewiduje, że zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej jest dostawa towarów w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi), jeżeli dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem), a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).
Powyższe oznacza, że sprzedaż wysyłkowa może być zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej – bez limitu sprzedaży. Jednak przedsiębiorca musi spełniać wymogi dotyczące sposobu płatności oraz czytelności ewidencji.
Co istotne, za spełnienie warunku zapłaty na rachunek bankowy uznaje się również sytuację, w której klient płaci za pośrednictwem operatora płatności (pośrednika) lub kurierowi przy odbiorze (za pobraniem), o ile ostatecznie środki te, w formie zbiorczych przelewów, trafiają na konto bankowe sprzedawcy, a systemy informatyczne pozwalają na ich precyzyjne przypisanie do konkretnego zamówienia.
Dlatego dla podatników istotne jest, by w sposób czytelny byli w stanie powiązać otrzymaną zapłatę z konkretną dostawą towaru – wówczas ich sprzedaż (jeśli otrzymają zapłatę za nią we wskazany powyżej sposób) będzie zwolniona z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej.
W jaki sposób zatem dokumentować sprzedaż?
W przypadku korzystania ze zwolnienia z kasy fiskalnej przedsiębiorcy mogą się zastanawiać, w jaki sposób powinni dokumentować dokonaną sprzedaż – nie tylko dla klienta, ale również na własne potrzeby (m.in. księgowe).
Ustawa o VAT przewiduje, że w przypadku sprzedaży na rzecz osób fizycznych, jeśli nabywca zgłosi żądanie w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca dostawy, podatnik ma obowiązek wystawienia faktury na rzecz takiego nabywcy. W innej sytuacji nie ma takiego obowiązku.
Gdy nie ma obowiązku ewidencjonowania ani na kasie, ani poprzez wystawienie faktury, przedsiębiorcy mogą w dowolny sposób dokumentować wykonane transakcje. Mogą to być potwierdzenia sprzedaży bądź inne dokumenty wewnętrzne potwierdzające transakcje. Urzędy uznają, że jeśli dokumenty takie zawierają dane nabywcy, datę transakcji, opis towaru oraz kwoty (netto oraz VAT), to są one wystarczające dla celów dowodowych.
Jak ująć w JPK sprzedaż na rzecz osób fizycznych, gdy nie ma raportów fiskalnych?
Przepisy przewidują uproszczenie w ewidencjonowaniu w JPK sprzedaży w sytuacji, gdy nie jest ona objęta obowiązkiem ewidencjonowania na kasie fiskalnej. W takiej sytuacji sprzedaż może być wykazywana zbiorczo (np. w okresie miesięcznym) w podziale na właściwe stawki podatku, z jednoczesnym oznaczeniem w JPK jako dowód wewnętrzny („WEW”). Jest to rozwiązanie dedykowane właśnie m.in. dla osób dokonujących sprzedaży bezrachunkowej na rzecz osób fizycznych, która to sprzedaż korzysta ze zwolnienia z kasy fiskalnej. Przedsiębiorcy mają prawo wykazywać w jednolitym pliku kontrolnym całą sprzedaż miesięczną pod jednym numerem zbiorczego dokumentu wewnętrznego.
Podstawa prawna:
- art. 111 ust. 8, art. 106b ust. 1 pkt 1, art. 109 ust. 3 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz. U. z 2025 r., poz. 775)
- poz. 41 załącznika do rozporządzenia Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. z 2024 r., poz. 1902)
Najnowsze komentarze