Zapłata za fakturę na rachunek spoza „białej listy” – konsekwencje podatkowe

Zgodnie z prawem przedsiębiorców dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą powinno odbywać się za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w przypadku gdy:

• stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca, oraz
• jednorazowa wartość transakcji – bez względu na liczbę wynikających z niej płatności – przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty.

Ważne! Transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Tylko na rachunek z „białej listy”

„Biała lista” podatników VAT to inaczej wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT. Biała lista pozwala:

• sprawdzić, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT,
• dowiedzieć się, dlaczego kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono zarejestrowanie jako podatnika VAT,
• potwierdzić numer rachunku bankowego, na który powinno dokonać się zapłaty dla kontrahenta.

Podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczą do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji przekraczającej 15 000 zł zostanie dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów na „białej liście”. Przedmiotowe transakcje dotyczą dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny. 

(wyszukiwarka podatników VAT: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka)

Aby odliczyć całą kwotę 

Cała kwota wynikająca z faktury powinna być zapłacona przelewem na rachunek zamieszczony na „białej liście”. Jeżeli płatność realizowana będzie etapami – w transzach – i któraś z nich zostanie zapłacona na rachunki spoza „białej listy”, to nabywca nie będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów tych płatności, które zostały dokonane na rachunki spoza „białej listy”. 

Konieczna korekta 

W praktyce mogą pojawić się sytuacje, w których przed dokonaniem zapłaty na rachunek spoza „białej listy” podatnik prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą już ujął koszt w kosztach uzyskania przychodów. Wówczas zobowiązany jest do: 

• zmniejszenia w odpowiedniej części kosztów uzyskania przychodów albo
• w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększenia przychodów 

– w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności. 

Powyższe zasady stosuje się odpowiednio w przypadku:
1.      nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych,
2.      dokonania płatności: 

• u podatników PIT – po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej, po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania określoną w ustawie o zryczałtowanym podatku dochodowym albo w ustawie o podatku tonażowym, z tym że zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów następuje za rok podatkowy, w którym nastąpiła likwidacja tej działalności, albo za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania,
• u podatników CIT – po zmianie formy opodatkowania na zryczałtowaną formę opodatkowania określoną w ustawie o podatku tonażowym, z tym że zmniejszenie kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenie przychodów następuje za rok podatkowy poprzedzający rok podatkowy, w którym nastąpiła zmiana formy opodatkowania.

Zawiadomienie ZAW-NR 

Możliwe jest uniknięcie negatywnych skutków dokonania zapłaty należności przelewem na rachunek inny niż zawarty na „białej liście”. Podatnik uniknie negatywnych konsekwencji, jeśli zapłata należności przez niego: 

1.  zostanie dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu na „białej liście”, a podatnik złoży przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie ZAW-NR w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu lub
2. zostanie dokonana przelewem na rachunek banku lub rachunek spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej: 

• służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych wierzytelności pieniężnych lub
• wykorzystywany do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub
• prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym, 
  – jeżeli odpowiednio bank, spółdzielcza kasa oszczędnościowo-kredytowa lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekażą podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest powyższym rachunkiem, lub

3.  została dokonana z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności, o którym mowa w ustawie o podatku od towarów i usług, lub
4.  wynika z faktury dokumentującej czynności z tytułu wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, importu towarów, importu usług lub dostawy towarów rozliczanej przez nabywcę.

ZAW-NR należy złożyć, aby: 

• zaliczyć zapłatę należności na rachunek bankowy wystawcy faktury VAT do kosztów uzyskania przychodów w PIT i CIT oraz
• uwolnić się od odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe dostawcy towarów lub usługodawcy w VAT, związane z tą transakcją.

Zawiadomienie można złożyć w formie elektronicznej za pomocą e-Urząd Skarbowy: https://www.podatki.gov.pl/zawiadomienie-zaw-nr/

Formularz ZAW-NR można złożyć także w formie papierowej. 

Aby złożyć zawiadomienie w imieniu innych podatników, konieczne jest posiadanie pełnomocnictwa ogólnego (PPO-1) lub szczególnego (PPS-1).

Ważne! Złożenie ZAW NR dotyczy rachunku, nie pojedynczej płatności. 

W przypadku wysłania zawiadomienia o dokonaniu zapłaty na rachunek spoza „białej listy” podatnik nie będzie obowiązany dokonywać ponownie takiego zawiadomienia w sytuacji, gdyby kolejna wpłata była dokonana na ten sam rachunek, o którym podatnik już raz poinformował urząd skarbowy. Wystarczające jest jednorazowe zgłoszenie takiego rachunku do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. 

W interpretacji z 18 kwietnia 2025 r. (znak: 0111-KDIB1-1.4010.92.2025.2.AW) dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej potwierdził, że jednokrotne złożenie przez spółkę zawiadomienia ZAW-NR, wskazującego numer rachunku bankowego banku (jako faktora), będzie skuteczne w odniesieniu do wszystkich kolejnych płatności spółki dokonywanych na ten rachunek bankowy, w odniesieniu do faktur od różnych dostawców spółki. W związku z tym nie znajdzie zastosowania sankcji przewidzianej w ustawie CIT.

Podstawa prawna:

• art. 19 ustawy z  6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców (tekst jedn. Dz.U. z 2024 r., poz. 236 ze zm.)
• art. 22p ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 163 ze zm.)
• art. 15d ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 278 ze zm.)
• art. 96b, art. 108a ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r., poz. 775 ze zm.)
• objaśnienia podatkowe z 20 grudnia 2019 r. wykaz podatników VAT