Krajowy System e-Faktur coraz bliżej, a wraz z upływem czasu następują kolejne odsłony i wyjaśnienia dotyczące korzystania z niego. Już w listopadzie zostanie uruchomione nadawanie certyfikatów poprzez Moduł Certyfikatów i Uprawnień. System wyróżnia cztery główne kategorie uprawnień – włączając w to certyfikaty – które będą miały znaczenie w kontekście użytkowania KSeF. Poniżej kilka istotnych informacji na ten temat.
Projekt rozporządzenia ministra finansów i gospodarki z 26 sierpnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur określa co do zasady cztery kategorie uprawnień do korzystania z systemu. Są to uprawnienia do:
- nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,
- wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
- wystawiania faktur przez nabywcę (tzw. samofakturowania) w przypadkach określonych w ustawie o podatku od towarów i usług,
- wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur.
Rodzaje uprawnień
Krajowy System e-Faktur przewiduje dwa rodzaje uprawnień:
- uprawnienia bezpośrednie – nadawane konkretnej osobie fizycznej identyfikowanej za pomocą numeru NIP, PESEL lub podpisu kwalifikowanego; w tym modelu osoba uprawniona ma możliwość zarządzania dostępami wewnętrznymi, a także możliwość dalszego nadawania i odbierania uprawnień;
- uprawnienia pośrednie – nadawane są innym podmiotom niż np. pracownicy jednostki – np. dla biura rachunkowego – w celu umożliwienia takim podmiotom pracy w KSeF, jednak w ograniczonym zakresie, np. w obszarze wystawiania czy dostępu i pobierania faktur.
Ważne! Posiadanie uprawnień pośrednich nie daje możliwości dalszego nadawania uprawnień.
Dostęp do KSeF dla osób fizycznych
W przypadku osób fizycznych – w tym prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą – uzyskanie dostępu do KSeF jest możliwe na dwa sposoby.
Pierwszym z nich jest bezpośrednie uwierzytelnienie polegające na zalogowaniu się do systemu przy użyciu Profilu Zaufanego (ePUAP) lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Skorzystanie z podpisu elektronicznego jest możliwe jednak jedynie w sytuacji, gdy podpis ten zawiera numer NIP lub PESEL osoby fizycznej.
Drugim sposobem – m.in. dla osób posiadających podpis elektroniczny bez numeru NIP lub PESEL – jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA (zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSeF) do właściwego naczelnika urzędu skarbowego. Zgłoszenie powinno zawierać unikalne dane powiązane z certyfikatem podpisu, po zarejestrowaniu których możliwe będzie używanie tego podpisu elektronicznego do uwierzytelniania i weryfikacji posiadanych uprawnień.
Jednostki nieposiadające osobowości prawnej
Podmioty nieposiadające osobowości prawnej (np. spółka cywilna) będą musiały wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie pełnić rolę administratora uprawnień w imieniu podmiotu. Również do tego celu służy zawiadomienie ZAW-FA – w zawiadomieniu podmiot wskazuje dane osoby fizycznej, która będzie uprawniona do korzystania z KSeF, w tym m.in. do nadawania i odbierania uprawnień innym osobom fizycznym.
Osoby prawne – spółki prawa handlowego
Spółki prawa handlowego posiadające osobowość prawną mają generalnie do wyboru dwie drogi dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur:
- uwierzytelnienie za pomocą pieczęci kwalifikowanej – sposób ten pozwala na automatyczną autoryzację i jest metodą dostępną dla podmiotów, które taką kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z NIP posiadają,
- ZAW-FA – podobnie jak w przypadku podmiotów nieposiadających osobowości prawnej, podmiot taki wskazuje w zawiadomieniu ZAW-FA jedną osobę fizyczną uprawnioną do zarządzania dostępem do Krajowego Systemu e-Faktur; wówczas osoba uprawniona będzie miała możliwość dalszego delegowania uprawnień w systemie.
Najnowsze komentarze