1 lutego 2026 r. zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur. W ramach systemu będą występować różne tryby – online, offline24 i offline – a zastosowanie każdego z nich będzie miało miejsce w odpowiednich, określonych w przepisach sytuacjach. Podatnicy powinni wiedzieć, w jakim momencie z którego trybu powinni skorzystać i z czym to będzie się dla nich wiązać.
Tryb online
Jest to podstawowe rozwiązanie, z którego co do zasady będą mieli obowiązek korzystać wszyscy użytkownicy systemu. Polega na natychmiastowym przesłaniu faktury do KSeF i uzyskaniu numeru identyfikacyjnego w czasie rzeczywistym.
Tryb offline24
Jest to tryb wprowadzony na wypadek problemów technicznych po stronie podatnika, takich jak brak dostępu do internetu czy słaba jakość połączenia uniemożliwiająca przesłanie faktury w czasie rzeczywistym.
W tych przypadkach podatnik będzie miał obowiązek:
- wystawienia faktury według aktualnej struktury logicznej,
- zapisania jej w formie elektronicznej oraz
- przesłania najpóźniej następnego dnia roboczego do Krajowego Systemu e-Faktur.
Jeśli w międzyczasie – między wystawieniem dokumentu a jego wysłaniem następnego dnia roboczego – zostanie ogłoszona awaria KSeF, termin na wysyłkę wydłuży się do 7 dni roboczych.
Ważne! Datą wystawienia faktury w trybie offline24 będzie data wskazana przez podatnika w polu P_1, a datą jej otrzymania – moment nadania numeru w KSeF albo faktyczne doręczenie faktury nabywcy (jeśli nie posiada on numeru NIP).
Co istotne, faktury udostępniane poza systemem będą musiały posiadać dwa kody QR – jeden zapewniający dostęp do dokumentu w KSeF, a drugi potwierdzający tożsamość wystawcy.
Ważne! Również Faktury korygujące będzie można wystawiać w trybie offline24, ale dopiero po wcześniejszym przesłaniu faktury pierwotnej.
Tryb offline
Tryb ten różni się od trybu offline24 tym, że dotyczy czasowego wyłączenia systemu przez administrację – tj. gdy występują problemy po stronie systemu, podczas gdy tryb offline24 dotyczy problemów po stronie podatnika.
W przypadku zastosowania tego trybu podatnik – podobnie jak w trybie offline24 – będzie wystawiał fakturę elektroniczną zgodnie ze wzorem, ale będzie musiał ją przesłać do KSeF dopiero po przywróceniu systemu – najpóźniej w następnym dniu roboczym.
Ważne! W razie awarii termin wysyłki ulegnie przedłużeniu do 7 dni, a przy awarii całkowitej wysyłka w ogóle nie będzie wymagana.
Daty wystawienia oraz otrzymania będą ustalane na takiej samej zasadzie, jak w trybie offline24. Analogicznie podatnik będzie miał obowiązek zamieszczania dwóch kodów QR.
Ważne! Co do zasady tryb offline jest tożsamy z trybem offline24; różnią się one jedynie przyczyną ich zastosowania.
Awaria całkowita
W przypadku ogłoszenia awarii KSeF (również w sytuacjach nadzwyczajnych), każdy podatnik korzystający z systemu będzie miał obowiązek wystawienia faktury albo w postaci papierowej, albo elektronicznej, przy czym nie będzie obowiązywał wówczas wzór faktury ustrukturyzowanej.
Ważne! Nie będzie obowiązku przesyłania takich faktur do KSeF po ustaniu awarii – dokument pozostanie wówczas wyłącznie poza systemem.
Tak wystawioną fakturę (w trakcie awarii KSeF) podatnik powinien przekazać nabywcy innymi środkami komunikacji, np. osobiście, pocztą, drogą mailową.
W odniesieniu do dat, jako data wystawienia będzie uznawana data wskazana przez podatnika na fakturze, natomiast datą otrzymania będzie faktyczne doręczenie nabywcy dokumentu. Również faktury wystawione w trakcie awarii nie będą opatrywane kodami QR.
Co do zasady zatem tryb awarii stanowi całkowite odejście od procedur KSeF, co da przedsiębiorcom gwarancję możliwości dokumentowania transakcji w sytuacjach nadzwyczajnych.
Podstawa prawna:
- art. 1 ustawy z 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2023 r., poz. 1598), który dodaje od 1 lutego 2026 r. art. 106nf-106nh)
Najnowsze komentarze