W sytuacji, kiedy występuje rozbieżność między datą sprzedaży na fakturze wysłanej do Krajowego Systemu e-Faktur a datą nadania numeru KSeF pojawiają się pytania, z jaką datą należy ująć dokument zarówno dla celów VAT, jak i podatku dochodowego? Mniejszy problem występuje w momencie, kiedy wszystko zamyka się w obrębie jednego miesiąca, problemy jednak zaczynają się, gdy taka sytuacja ma miejsce na przełomie miesiąca.
Ten sam miesiąc, różne dni
Jedna z sytuacji, jaka może mieć miejsce, to taka, kiedy datą wystawienia faktury jest inna data niż data wysłania do KSeF.
Przykładowo:
Data wystawienia faktury: 16 kwietnia 2026 r.
Data wysłania do KSeF: 24 kwietnia 2026 r.
W jakich datach zatem podatnik powinien ująć fakturę zakupu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz do VAT?
KPIR
Datą, w jakiej podatnik ujmuje wydatek w podatkowej księdze przychodów i rozchodów jest data poniesienia kosztu – czyli w dacie wystawienia faktury. W opisanym przykładzie będzie to 16 kwietnia 2026 r.
VAT
Dla celów odliczenia VAT istotne jest, aby poniższe warunki były spełnione łącznie:
- powstanie obowiązku podatkowego w VAT u sprzedawcy (zazwyczaj data wykonania usługi/dostawy towaru) oraz
- otrzymanie faktury przez nabywcę.
W KSeF faktura jest uznawana za otrzymaną w momencie przydzielenia jej numeru KSeF w systemie. Zatem w opisanej sytuacji najwcześniej podatnik może odliczyć VAT 15 marca (czyli w deklaracji za marzec).
Takie same zasady będą obowiązywać w sytuacji, gdy faktura zakupu będzie wystawiona np. 30 kwietnia, natomiast numer KSeF zostanie nadany 2 maja. Z perspektywy kosztowej tutaj się niewiele zmieni.
Przełom miesiąca przy sprzedaży – co w takiej sytuacji?
Niejednokrotnie zdarzy się przedsiębiorcom sytuacja, gdy wystawią oni fakturę z datą na koniec miesiąca, jednak wysyłka do KSeF (z różnych powodów) nastąpi pierwszego dnia kolejnego miesiąca.
Przykładowo:
Data sprzedaży: 30 kwietnia 2026 r.
Data wysyłki do KSeF: 1 maja 2026 r.
KPiR
Zasadą jest, że przychód w podatku dochodowym od osób fizycznych powstaje w dniu wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, nie później niż w dniu wystawienia faktury lub otrzymania należności. Skoro zatem transakcja została zrealizowana w kwietniu (data sprzedaży), w takiej sytuacji w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna zostać ujęta z datą kwietniową. Samo techniczne „zakończenie” procesu wystawiania faktury w maju nie ma wpływu na moment powstania przychodu do opodatkowania.
VAT
W przypadku podatku od towarów i usług kluczowe znaczenie ma data dostawy towaru lub wykonania usługi. Tak przewiduje art. 19a ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług.
W przypadku przesłania faktury do KSeF 1 maja, gdy numer identyfikujący dokument w systemie zostaje nadany również tego dnia, fakturę uznaje się za wystawioną właśnie 1 maja. Jednakże z perspektywy sprzedawcy i rozliczenia podatku VAT nie ma to znaczenia, bowiem obowiązek podatkowy powstaje w momencie sprzedaży – czyli 30 kwietnia. Powinien on zatem wykazać sprzedaż w miesiącu kwietniu.
Analogicznie do sytuacji opisanej na początku, u nabywcy prawo do odliczenia VAT powstanie jednak już w maju – ponieważ w tym miesiącu będą łącznie spełnione oba warunki wskazane powyżej.
Oczywiście wskazane powyżej przykłady są jednymi z nielicznych, z jakimi podczas swojej przygody z KSeF spotkają się podatnicy. Są to jednak jedne z podstawowych zasad, które najprawdopodobniej będą zdarzać się najczęściej i które warto zapamiętać.
Podstawa prawna:
Najnowsze komentarze