Choć w ustawie o podatku od towarów i usług nie pojawia się pojęcie faktury zbiorczej, to ze względów praktycznych istnieje możliwość wystawiania takich faktur. Przedsiębiorca może wystawić fakturę zbiorczą, jeśli dokumentuje ona więcej niż jedną dostawę towarów lub świadczenie usług, wykonanych na rzecz tego samego kontrahenta, w określonym czasie (miesiącu kalendarzowym).
Jakie dane należy wykazać na fakturze zbiorczej
Faktura zbiorcza powinna zawierać takie same dane, jak faktura dokumentująca pojedyncze dostawy, czyli m.in:
- datę wystawienia,
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi,
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury,
- nazwę (rodzaj) towaru lub usługi,
- miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto),
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto),
- stawkę podatku albo stawkę podatku od wartości dodanej w przypadku korzystania z procedur szczególnych,
- sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku,
- kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku,
- kwotę należności ogółem (…).
W wystawionej fakturze zbiorczej dokumentującej dostawy zrealizowane w danym miesiącu należy zamieścić wszystkie daty poszczególnych transakcji dokumentowanych tą fakturą.
Ważne! Nieprawidłowe jest wskazanie na fakturze zbiorczej jako daty dostawy / daty wykonania usługi dnia dokonania ostatniej transakcji w danym miesiącu lub miesiąca, w którym transakcje te były dokonane.
Takie podejście potwierdza interpretacja dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 22 września 2016 r., znak: IPPP1/4512-498/16-2/BS. Organ wskazał w niej, że wnioskodawca w wystawionej fakturze dokumentującej dostawy zrealizowane w danym miesiącu (fakturze zbiorczej) obowiązany jest zamieścić wszystkie daty poszczególnych transakcji (dostaw towarów/świadczenia usług) dokumentowanych tą fakturą.
Ważne! W przypadku ograniczeń technicznych oprogramowania (brak miejsca na wskazanie wszystkich dat) można sporządzić załącznik, który będzie zawierał wymagane informacje i będzie stanowił integralną część faktury.
Wygląd graficzny
Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 11 maja 2023 r., znak: 0114-KDIP1-1.4012.110.2023.2.
- wprowadzenie dodatkowej kolumny w tabeli (obok wartości brutto, wartości netto i stawki podatku),
- wskazanie ich w głowie faktury poprzez wymienienie kolejnych dat transakcji z zachowaniem chronologii analogicznej z kolejnością wskazywania kolejnych pozycji na fakturze,
- wpisanie ich w nazwie każdej pozycji na fakturze.
Termin wystawienia
Dla faktur zbiorczych obowiązują takie same terminy wystawiania faktur, jak w przypadku faktur dokumentujących pojedyncze dostawy.
Zgodnie z ogólną zasadą, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy.
Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT
Dla określenia momentu powstania obowiązku podatkowego w VAT bez znaczenia pozostaje fakt, czy dostawa towarów / świadczenie usług zostały udokumentowane fakturą zbiorczą, czy pojedynczą. Zawsze należy kierować się tymi samymi (ustawowymi) zasadami.
Według ogólnej zasady obowiązek podatkowy w VAT powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi. Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty – w szczególności przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę – obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty.
W szczególnych przypadkach faktura zbiorcza może obejmować transakcje, w stosunku do których obowiązek podatkowy w VAT powstaje w różnych momentach – powyższe należy uwzględnić przy prawidłowym rozliczeniu poszczególnych pozycji objętych fakturą zbiorczą.
Przykład: Przedsiębiorca ABC dokonał w lipcu 2025 r., na rzecz przedsiębiorcy DEF, kolejno dostaw:
- 5 lipca – dostawa towaru X,
- 12 lipca – dostawa towaru Y,
- 27 lipca – dostawa towaru Z.
Przedsiębiorca ABC mógł wystawić jedną fakturę zbiorczą w terminie do 15 sierpnia 2025 r. (np. 31.07.2025 r. lub np. 10.08.2025 r.), obejmującą powyższe dostawy (z odpowiednim wskazaniem poszczególnych dat zakończenia każdej z dostaw), zamiast wystawić trzy osobne faktury dokumentujące poszczególne dostawy.
Ważne! Wystawienie faktury w terminie do 15 sierpnia 2025 r. „nie przesunie” obowiązku podatkowego w VAT na sierpień 2025 r.
Obowiązek podatkowy w VAT dla powyższych transakcji powstanie w lipcu 2025 r.
Fakturę zbiorczą:
- wystawimy, jeśli dotyczy tego samego nabywcy, wszystkie transakcje muszą być dokonane na rzecz jednego kontrahenta,
- wystawimy, jeśli transakcje mają miejsce w jednym miesiącu kalendarzowym, dostawy lub usługi wykonane zostaną w okresie od pierwszego do ostatniego dnia danego miesiąca,
- możemy wystawić do 15. dnia następnego miesiąca,
- wystawimy, jeśli każdą poszczególną transakcję odpowiednio udokumentujemy – będziemy posiadać potwierdzenie dostawy/wykonania usługi (zamówienie, protokół odbioru, list przewozowy itp.).
Ważne! Wystawianie faktur zbiorczych jest uprawnieniem sprzedawcy; nie ma on obowiązku wystawienia takiej faktury nawet na żądanie nabywcy.
Podstawa prawna:
Najnowsze komentarze