Wynajem lokalu użytkowego dla przedsiębiorcy a obowiązek wystawiania faktur w KSeF

Zarówno Ministerstwo Finansów, jak i dyrektor KIS rozwiewają wątpliwości podatników w zakresie obowiązku wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur przez podmioty zwolnione z VAT, które wynajmują lokale usługowe. Dotychczas często spotykane było wystawianie przez takie podmioty rachunków czy też not obciążeniowych za opłaty eksploatacyjne. Okazuje się jednak – zgodnie ze stanowiskiem powyższych podmiotów – że nie będzie możliwe omijanie w ten sposób obowiązku wystawiania faktur poprzez KSeF.

Status najemcy ma znaczenie

Ministerstwo Finansów zaktualizowało Podręcznik KSeF 2.0 wyjaśniając, że gdy najemcą jest konsument, czyli osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej, to zwolniony od VAT jest zarówno najem nieruchomości mieszkalnej na cele mieszkaniowe, jak i najem lokalu użytkowego (na cele inne niż mieszkaniowe), o ile wynajmujący nie przekroczy rocznego limitu sprzedaży 240 tys. zł. W takiej sytuacji wynajmujący nie musi wystawiać faktury, również na żądanie nabywcy, jednak nie ma przeszkód, by wystawić taką fakturę dobrowolnie (w KSeF lub poza nim, bowiem faktury dla konsumentów są wyłączone z obowiązku ich wystawiania w systemie).

Inne sytuacja wystąpi natomiast w sytuacji, gdy najemca jest przedsiębiorcą. W przypadku wynajmującego zwolnionego z VAT z uwagi na wysokość obrotów (do 240 tys. zł), jeśli nabywca zażąda faktury w ciągu 3 miesięcy, nie może on odmówić jej wystawienia. W takiej sytuacji faktura powinna zostać wystawiona w KSeF już od 1 kwietnia 2026 r., chyba, że łączna sprzedaż brutto nie przekroczy 10 000 zł – wówczas obowiązek ten zostanie odroczony do 1 stycznia 2027 roku.

Zgodnie z Podręcznikiem KSeF

Zgodnie ze zaktualizowanym Podręcznikiem KSeF 2.0, w przypadku świadczenia usług najmu:

• na cele mieszkaniowe (czynność zwolniona na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 VAT) lub na cele użytkowe (zwolnienie na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 VAT), dokonywanego przez osobę fizyczną na rzecz innej osoby fizycznej – zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy – nie wystąpi obowiązek wystawienia faktury nawet na żądanie nabywcy usługi; nie ma jednak przeszkód, aby w takiej sytuacji podatnik wystawił fakturę dobrowolnie – w KSeF lub poza KSeF – decyzja należy tu do podatnika,
• na cele użytkowe, dokonywanego przez osobę fizyczną korzystającą ze zwolnienia na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy, na rzecz podatnika prowadzącego działalność gospodarczą – wystąpi obowiązek wystawienia faktury w przypadku zgłoszenia żądania nabywcy usługi, na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy. Podatnik korzystający ze zwolnienia podmiotowego będzie zobowiązany wystawiać faktury w KSeF dopiero od 1 kwietnia 2026 r., a jeśli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana fakturami elektronicznymi lub fakturami w postaci papierowej, wystawionymi w danym miesiącu, będzie mniejsza lub równa 10 000 zł – to dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Dyrektor KIS potwierdza w interpretacjach

W jednej z najnowszych interpretacji dyrektor KIS podkreślił, że każdy najem – w tym prywatny – spełnia definicję działalności gospodarczej w rozumieniu ustawy o VAT. Nie ma w związku z tym znaczenia, czy wynajmujący zarejestrował działalność i czy przedmiot najmu jest jego środkiem trwałym. Działając jako podatnik VAT, wynajmujący ma obowiązek wystawienia faktury na rzecz innego przedsiębiorcy, który jest najemcą, a więc również wtedy, gdy wynajmuje nieruchomość użytkową na cele niemieszkalne.

Sprawa dotyczyła emeryta, który wynajmował lokal użytkowy na rzecz dwóch przedsiębiorców. Wskazał on, że nie prowadzi działalności gospodarczej, nie posiada NIP i korzysta ze zwolnienia podmiotowego (nie przekracza limitu obrotów uprawniającego do korzystania ze zwolnienia). We wniosku wskazał, że najemcom wystawia rachunki oraz noty obciążeniowe i jego zdaniem nie będzie miał obowiązku wystawiania faktur w KSeF od 1 kwietnia.

Dyrektor KIS wyjaśnił jednak, że emeryt będzie miał obowiązek nie tylko wystawiania faktur w KSeF, ale również posiadania numeru NIP.

Podsumowanie

Osoby wynajmujące lokale użytkowe, które dotychczas wystawiały rachunki, ale również faktury ze stawką „zw” muszą mieć na uwadze, że – w zależności od statusu najemcy – mogą mieć obowiązek wystawiania faktur w KSeF i to już niedługo, bo za kilka tygodni. Warto przeanalizować swoją sytuację, tak by odpowiednio wcześnie przygotować się do nowych, ewentualnych obowiązków.

interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 4 lutego 2026 r., nr 0111-KDIB3-1.4012.845.2025.2.MG